Politica de Confidențialitate

Operat de SELFSOFT TECH SRL,
Adresă: Str. Matei Millo, Nr. 126, IF, Voluntari, ROMANIA
Cod Unic de Înregistrare (CUI): RO23359004,
Email de contact pentru probleme de confidențialitate: office@ethiclink.eu

La Ethic Link, ne angajăm să protejăm confidențialitatea și securitatea datelor dumneavoastră personale. Această Politică de Confidențialitate explică modul în care colectăm, stocăm, prelucrăm și protejăm datele dumneavoastră personale, inclusiv datele sensibile ale avertizorilor de integritate, în conformitate deplină cu Regulamentul General privind Protecția Datelor (GDPR) (UE) 2016/679 și legislația română relevantă, în special Legea nr. 361/2022 privind protecția avertizorilor în interes public.

Prin utilizarea aplicației web Ethic Link ("Serviciul"), sunteți de acord cu colectarea și utilizarea informațiilor în conformitate cu această politică.

1. Definiții

În scopurile prezentei Politici de Confidențialitate.

• Date cu caracter personal: Orice informație referitoare la o persoană fizică identificată sau identificabilă ("persoană vizată"). O persoană fizică identificabilă este o persoană care poate fi identificată, direct sau indirect, în special prin referire la un element de identificare, cum ar fi un nume, un număr de identificare, date de localizare, un identificator online sau la unul sau mai multe elemente specifice identității fizice, fiziologice, genetice, psihice, economice, culturale sau sociale a respectivei persoane fizice.
• Date sensibile (Categorii speciale de date cu caracter personal): Date cu caracter personal care dezvăluie originea rasială sau etnică, opiniile politice, confesiunea religioasă sau convingerile filozofice sau apartenența sindicală, precum și prelucrarea de date genetice, de date biometrice pentru identificarea unică a unei persoane fizice, de date privind sănătatea sau de date privind viața sexuală sau orientarea sexuală a unei persoane fizice. Rapoartele de avertizare pot conține în mod inerent date sensibile, în funcție de natura abaterii raportate.
• Prelucrare: Orice operațiune sau set de operațiuni efectuate asupra datelor cu caracter personal sau asupra seturilor de date cu caracter personal, cu sau fără utilizarea de mijloace automatizate, cum ar fi colectarea, înregistrarea, organizarea, structurarea, stocarea, adaptarea sau modificarea, extragerea, consultarea, utilizarea, divulgarea prin transmitere, diseminarea sau punerea la dispoziție în orice alt mod, alinierea sau combinarea, restricționarea, ștergerea sau distrugerea.
• Operator: Persoana fizică sau juridică, autoritatea publică, agenția sau alt organism care, singur sau împreună cu alții, stabilește scopurile și mijloacele de prelucrare a datelor cu caracter personal. În scopurile Ethic Link, organizația abonată (angajatorul dumneavoastră sau organizația despre care raportați) este Operatorul principal de date pentru conținutul Rapoartelor de Avertizare. Ethic Link (SELFSOFT TECH SRL) acționează în primul rând ca Persoană Împuternicită de Operator în numele organizației abonate în ceea ce privește datele avertizorului de integritate în sine și ca Operator de date pentru anumite date operaționale legate de utilizarea platformei noastre (ex: detalii cont, facturare).
• Persoană Împuternicită de Operator: O persoană fizică sau juridică, autoritate publică, agenție sau alt organism care prelucrează date cu caracter personal în numele Operatorului.
• Persoană Vizată: Persoana fizică ale cărei date cu caracter personal sunt prelucrate (ex: utilizatori Ethic Link, avertizori de integritate, persoane implicate într-un raport).
• Serviciu: Aplicația web Ethic Link.
• Avertizor de integritate: O persoană fizică care raportează încălcări ale dreptului Uniunii sau ale dreptului național, astfel cum este definit de Legea nr. 361/2022.

2. Principii de prelucrare a datelor (Articolul 5 GDPR)

Respectăm următoarele principii GDPR la prelucrarea datelor cu caracter personal:

• Legalitate, echitate și transparență: Datele sunt prelucrate în mod legal, echitabil și transparent în raport cu persoana vizată.
• Limitări legate de scop: Datele sunt colectate în scopuri determinate, explicite și legitime și nu sunt prelucrate ulterior într-un mod incompatibil cu aceste scopuri.
• Reducerea la minimum a datelor: Datele colectate sunt adecvate, relevante și limitate la ceea ce este necesar în raport cu scopurile pentru care sunt prelucrate.
• Acuratețe: Datele sunt exacte și, dacă este necesar, actualizate. Se iau toate măsurile rezonabile pentru a se asigura că datele cu caracter personal care sunt inexacte, având în vedere scopurile pentru care sunt prelucrate, sunt șterse sau rectificate fără întârziere.
• Limitări legate de stocare: Datele sunt păstrate într-o formă care permite identificarea persoanelor vizate pentru o perioadă nu mai lungă decât este necesar pentru scopurile pentru care sunt prelucrate datele cu caracter personal.
• Integritate și confidențialitate (securitate): Datele sunt prelucrate într-un mod care asigură securitatea adecvată a datelor cu caracter personal, inclusiv protecția împotriva prelucrării neautorizate sau ilegale și împotriva pierderii, distrugerii sau deteriorării accidentale, prin adoptarea de măsuri tehnice sau organizaționale adecvate.

3. Tipuri de date pe care le colectăm și de ce

Colectăm și prelucrăm diferite tipuri de date cu caracter personal în diverse scopuri legate de furnizarea și îmbunătățirea Serviciului nostru.

A. Date colectate pentru gestionarea contului și furnizarea serviciului (unde Ethic Link este Operator)

Aceste date sunt prelucrate în scopul gestionării abonamentului dumneavoastră, al asigurării accesului la Serviciu și al funcționalității sale tehnice.

Tipuri de date:

• Informații de contact: Nume, adresă de e-mail, numele companiei (pentru conturile organizaționale), număr de telefon.
• Detalii cont: Nume de utilizator, parolă (hash), detalii plan de abonament, stare încercare gratuită.
• Informații de facturare: Pentru abonamentele plătite folosim Stripe (stripe.com) ca procesator de plăți. Nu stocăm detaliile cardului de credit pe serverele noastre.
• Date de utilizare: Informații despre modul în care este accesat și utilizat Serviciul (adresă IP, tip de browser, sistem de operare, pagini vizitate, timp petrecut pe pagini, activitate de raportare în cadrul platformei, jurnale de erori). Acestea ne ajută să îmbunătățim Serviciul și să remediem problemele.
• Date de comunicare: Înregistrări ale comunicărilor cu echipa noastră de suport (prin e-mail).

Scopul prelucrării:

• Pentru a furniza și menține Serviciul.
• Pentru a gestiona contul și abonamentul dumneavoastră, inclusiv activarea perioadei de încercare gratuită și trecerea la planurile plătite.
• Pentru a procesa plățile și a emite facturi (inclusiv TVA românesc de 19%).
• Pentru a comunica cu dumneavoastră cu privire la contul, actualizările și informațiile legate de Serviciu.
• Pentru a oferi suport prin e-mail.
• Pentru a monitoriza utilizarea Serviciului și a îmbunătăți funcționalitatea și experiența utilizatorului.
• Pentru a detecta, preveni și aborda problemele tehnice sau activitățile frauduloase.

Temeiul juridic pentru prelucrare:

• Executarea unui contract: Prelucrarea este necesară pentru executarea contractului de abonament cu dumneavoastră (Articolul 6(1)(b) GDPR).
• Obligație legală: Prelucrarea este necesară pentru respectarea unei obligații legale la care suntem supuși (ex: obligații fiscale și contabile în România legate de facturare, conformitatea cu GDPR) (Articolul 6(1)(c) GDPR).
• Interese legitime: Pentru a îmbunătăți Serviciul nostru, a asigura securitatea rețelei și a informațiilor și a preveni frauda (Articolul 6(1)(f) GDPR). Ne asigurăm că aceste interese nu prevalează asupra drepturilor și libertăților dumneavoastră fundamentale.

B. Date din rapoartele de avertizare (unde Organizația abonată este Operator, iar Ethic Link este Persoană Împuternicită de Operator)

Temeiul juridic pentru prelucrare:

Când trimiteți un raport de avertizare prin Ethic Link, conținutul acelui raport, inclusiv orice date cu caracter personal pe care le conține, este prelucrat de noi în numele organizației abonate. Organizația abonată este Operatorul de date pentru aceste date, stabilind scopurile și mijloacele de prelucrare a acestor rapoarte. Acționăm strict ca Persoană Împuternicită de Operator în baza unui acord de prelucrare a datelor cu organizația abonată.

Tipuri de date (pot include, dar nu se limitează la):

• Informații despre avertizor: Nume, detalii de contact, rol, relația cu organizația (dacă sunt furnizate și nu sunt trimise anonim).
• Informații despre persoana/persoanele implicate: Nume, rol, departament, date potențial sensibile dacă sunt relevante pentru abaterea raportată (ex: informații despre sănătate, apartenență sindicală sau acuzații penale, dacă sunt direct legate de încălcarea legii raportată).
• Detalii despre presupusa încălcare: Descrierea faptelor, date, locații, tipuri de abateri (ex: fraudă financiară, hărțuire, încălcări ale confidențialității datelor, probleme de sănătate și siguranță).
• Probe justificative: Documente, imagini sau alte fișiere încărcate de avertizor, care pot conține date cu caracter personal.
• Comunicare în cadrul platformei: Comunicare anonimă sau identificată între avertizor și personalul desemnat al organizației.

Scopul prelucrării (în numele Operatorului):

• Pentru a primi, stoca și transmite în siguranță Rapoartele de Avertizare către personalul desemnat din cadrul organizației abonate.
• Pentru a facilita comunicarea securizată între avertizor și personalul desemnat.
• Pentru a oferi organizației abonate instrumente pentru a gestiona și urmări procesul de investigare a rapoartelor.

Temeiul juridic pentru prelucrare (pentru Ethic Link ca Persoană Împuternicită de Operator):

• Obligație contractuală: Prelucrarea acestor date de către noi este guvernată de Acordul de Prelucrare a Datelor (DPA) dintre Ethic Link și organizația abonată. Temeiul juridic pentru prelucrarea de către organizația abonată (Operator) va fi, de obicei, obligația legală a acesteia conform Legii nr. 361/2022 și Directivei UE 2019/1937, sau interesul său legitim de a menține conduita etică și de a preveni încălcările.
• Legea nr. 361/2022, privind protecția avertizorilor în interes public: Această lege impune înființarea unor canale de raportare sigure și prelucrarea datelor cu caracter personal în scopul investigării încălcărilor legii.

4. Anonimitate și Confidențialitate

• Confidențialitate: Ne angajăm să menținem confidențialitatea identității avertizorilor de integritate și a informațiilor conținute în rapoarte. Accesul la rapoartele avertizorilor de integritate este strict limitat la personalul autorizat din cadrul organizației abonate și la echipa noastră de suport tehnic, doar atunci când este necesar pentru mentenanță sau depanare, sub incidența unor acorduri stricte de confidențialitate.
• Raportare Anonimă: Ethic Link oferă funcționalități concepute pentru a permite raportarea anonimă. Deși implementăm măsuri tehnice și organizaționale pentru a susține anonimatul, utilizatorii ar trebui să fie conștienți că un anonimat absolut în mediile online poate fi dificil de garantat. Avertizorii de integritate care aleg să rămână anonimi ar trebui să evite includerea în raportul lor a informațiilor care i-ar putea identifica direct sau indirect.
• Divulgarea Identității (conform Legii române nr. 361/2022): Identitatea unui avertizor de integritate (dacă nu este anonim) va fi dezvăluită numai în următoarele circumstanțe:
  • Cu consimțământul explicit al avertizorului de integritate.
  • Atunci când există o obligație impusă de lege (de exemplu, o hotărâre judecătorească sau o cerere din partea unei autorități competente).
  • Dacă avertizorul de integritate și-a dezvăluit intenționat identitatea în contextul unei divulgări publice.

5. Cum stocăm și protejăm datele dumneavoastră

• Locația de stocare a datelor: Toate datele prelucrate de Ethic Link sunt stocate pe servere securizate aflate în Uniunea Europeană (UE). Acest lucru asigură conformitatea cu cerințele GDPR privind rezidența datelor.
• Măsuri de securitate: Implementăm măsuri tehnice și organizaționale robuste pentru a proteja datele cu caracter personal împotriva accesului neautorizat, divulgării, alterării și distrugerii. Aceste măsuri includ:
  • Criptare: Datele sunt criptate atât în tranzit (folosind TLS/SSL), cât și în repaus (folosind protocoale de criptare standard în industrie).
  • Controlul accesului: Controale stricte de acces și mecanisme de autentificare sunt implementate pentru a limita accesul la datele cu caracter personal doar personalului autorizat care are o nevoie legitimă de a le accesa.
  • Audituri regulate de securitate: Efectuăm audituri regulate de securitate și evaluări ale vulnerabilităților pentru a identifica și aborda potențialele slăbiciuni.
  • Instruirea angajaților: Angajații noștri primesc instruire regulată privind protecția datelor, cele mai bune practici de securitate și obligațiile de confidențialitate.
  • Backup și Recuperare: Menținem proceduri sigure de backup și recuperare în caz de dezastru pentru a asigura disponibilitatea și integritatea datelor.
  • Securitate fizică: Centrele noastre de date sunt protejate de măsuri complete de securitate fizică.
• Retenția datelor:
  • Date de cont și operaționale: Păstrăm datele dumneavoastră de cont și operaționale atâta timp cât abonamentul dumneavoastră este activ și pentru o perioadă limitată ulterior, conform cerințelor legale, contabile și în scopuri de afaceri legitime (de exemplu, pentru a soluționa dispute, a aplica acorduri).

6. Partajarea datelor dumneavoastră personale

Nu vom vinde sau închiria datele dumneavoastră personale unor terțe părți. Putem partaja datele dumneavoastră personale doar în următoarele circumstanțe și în scopurile menționate:

• Cu Organizația Abonată: În calitate de Operator, partajăm conținutul Rapoartelor de Avertizare cu personalul desemnat al organizației abonate (Operatorul) în scopul investigării și soluționării încălcărilor raportate.
• Cu Furnizorii de Servicii (Procesatori): Colaborăm cu furnizori de servicii terți de încredere (ex: furnizori de găzduire cloud, procesatori de plăți) pentru a ne asista în operarea Serviciului. Acești furnizori de servicii acționează ca Persoane Împuternicite de Operator în numele nostru și sunt obligați contractual să prelucreze datele doar conform instrucțiunilor noastre și în conformitate cu GDPR. Ne asigurăm că aceștia respectă standarde înalte de protecție și securitate a datelor.
• Cerințe Legale: Putem divulga datele dumneavoastră personale dacă suntem obligați să facem acest lucru prin lege sau ca răspuns la solicitări valide din partea autorităților publice (ex: o hotărâre judecătorească, o solicitare de la o autoritate română competentă, cum ar fi Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal - ANSPDCP).
• Transferuri de Afaceri: În cazul unei fuziuni, achiziții sau vânzări de active, datele dumneavoastră personale pot fi transferate ca parte a tranzacției. Vom notifica înainte ca datele dumneavoastră personale să fie transferate și să devină subiectul unei politici de confidențialitate diferite.

7. Drepturile dumneavoastră privind protecția datelor (Drepturi GDPR)

Conform GDPR, aveți următoarele drepturi referitoare la datele dumneavoastră personale. Vă rugăm să rețineți că, pentru datele din Rapoartele de Avertizare, drepturile dumneavoastră ar putea fi necesar să fie exercitate direct cu organizația abonată (Operatorul de Date), deoarece aceasta este principalul responsabil pentru acele date.

• Dreptul de a fi informat: Aveți dreptul de a fi informat cu privire la colectarea și utilizarea datelor dumneavoastră personale. Prezenta Politică de Confidențialitate servește la îndeplinirea acestui drept.
• Dreptul de acces: Aveți dreptul de a solicita copii ale datelor dumneavoastră personale pe care le deținem.
• Dreptul la rectificare: Aveți dreptul de a ne solicita să corectăm orice informație pe care o considerați inexactă sau să completăm informațiile pe care le considerați incomplete.
• Dreptul la ștergere ("Dreptul de a fi uitat"): Aveți dreptul de a ne solicita să ștergem datele dumneavoastră personale, în anumite condiții.
• Dreptul la restricționarea prelucrării: Aveți dreptul de a ne solicita să restricționăm prelucrarea datelor dumneavoastră personale, în anumite condiții.
• Dreptul de a obiecta la prelucrare: Aveți dreptul de a obiecta la prelucrarea datelor dumneavoastră personale de către noi, în anumite condiții.
• Dreptul la portabilitatea datelor: Aveți dreptul de a ne solicita să transferăm datele pe care le-am colectat către o altă organizație sau direct către dumneavoastră, în anumite condiții.
• Drepturile în legătură cu procesul decizional automatizat și crearea de profiluri: Aveți dreptul de a nu face obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrarea automată, inclusiv crearea de profiluri, care produce efecte juridice care vă privesc sau vă afectează în mod similar într-o măsură semnificativă. Noi nu utilizăm procesul decizional automatizat sau crearea de profiluri care ar avea astfel de efecte.

Pentru a exercita oricare dintre aceste drepturi cu privire la datele pentru care Ethic Link este Operator, vă rugăm să ne contactați la office@ethiclink.eu. Vom răspunde solicitării dumneavoastră fără întârzieri nejustificate și, în orice caz, în termen de o lună de la primirea solicitării. Această perioadă poate fi prelungită cu încă două luni, dacă este necesar, ținând cont de complexitatea și numărul solicitărilor.

8. Cookie-uri și Tehnologii de Urmărire

Ethic Link utilizează „cookie-uri” și tehnologii similare de urmărire pentru a monitoriza activitatea pe Serviciul nostru și pentru a reține anumite informații. Cookie-urile sunt fișiere cu o cantitate mică de date care pot include un identificator unic anonim. Cookie-urile sunt trimise către browser-ul dumneavoastră de pe un site web și sunt stocate pe dispozitivul dumneavoastră. Alte tehnologii de urmărire utilizate sunt balize web, etichete și scripturi pentru a colecta și urmări informații și pentru a îmbunătăți și analiza Serviciul nostru.

Utilizăm cookie-uri în scopuri precum:

• Autentificarea utilizatorilor
• Reținerea preferințelor utilizatorilor
• Analiza utilizării și performanței Serviciului
• Scopuri de securitate

Detalii specifice privind Google Analytics:

Utilizăm Google Analytics, un serviciu de analiză web furnizat de Google Ireland Limited („Google”). Google Analytics utilizează cookie-uri și tehnologii similare pentru a colecta și analiza informații despre utilizarea Serviciului nostru.

• Ce date sunt colectate: Când vizitați Serviciul nostru, Google Analytics colectează date precum:
  • Adresa dumneavoastră IP (utilizăm anonimizarea IP, astfel încât adresa dumneavoastră IP este trunchiată înainte de a fi stocată de Google).
  • Paginile vizitate pe Serviciul nostru.
  • Timpul petrecut pe pagini.
  • Site-ul de referință (cum ați găsit Serviciul nostru).
  • Tipul de browser și sistemul de operare.
  • Tipul de dispozitiv.
  • Clicuri și interacțiuni în cadrul Serviciului.
• Scopul colectării datelor: Datele colectate de Google Analytics ne ajută să înțelegem cum este utilizat Serviciul nostru, să identificăm conținutul popular, să remediem problemele tehnice și să îmbunătățim experiența generală a utilizatorului și funcționalitatea Ethic Link. Utilizăm aceste informații pentru a:
  • Analiza tiparele de comportament ale utilizatorilor.
  • Îmbunătăți designul și funcționalitățile Serviciului nostru.
  • Măsura eficacitatea eforturilor noastre de marketing.
• Baza legală pentru prelucrare: Prelucrăm datele prin Google Analytics pe baza interesului nostru legitim (Articolul 6(1)(f) GDPR) de a înțelege și îmbunătăți Serviciul nostru, cu condiția ca drepturile și libertățile dumneavoastră fundamentale să nu fie încălcate. Ne asigurăm că respectăm confidențialitatea dumneavoastră prin implementarea anonimizării IP și oferind opțiuni clare de renunțare.
• Modul în care Google prelucrează datele: Google va utiliza aceste informații în numele nostru în scopul evaluării utilizării de către dumneavoastră a Serviciului, al compilării de rapoarte privind activitatea Serviciului pentru noi și al furnizării altor servicii legate de activitatea Serviciului și de utilizarea internetului. Google poate, de asemenea, să transfere aceste informații către terți în cazul în care este obligat să facă acest lucru prin lege sau în cazul în care acești terți prelucrează informațiile în numele Google. Google este un operator de date independent pentru propriile activități de prelucrare legate de datele colectate prin Google Analytics.
• Locația și transferurile de date: Informațiile generate de cookie-urile Google Analytics despre utilizarea Serviciului de către dumneavoastră (inclusiv adresa dumneavoastră IP anonimizată) sunt transmise și stocate de Google pe servere, care pot fi localizate în Statele Unite. Google asigură un nivel adecvat de protecție a datelor prin Clauze Contractuale Standard (SCC) și alte garanții necesare (ex: criptare, rapoarte de transparență).
• Retenția datelor de către Google Analytics: Configurăm setările noastre Google Analytics pentru a reține datele la nivel de utilizator și la nivel de eveniment pentru o perioadă de 14 luni înainte de a fi șterse automat. Datele agregate și anonimizate pot fi reținute pentru o perioadă mai lungă.
• Controlul dumneavoastră și opțiunile de renunțare:
  • Setările browserului: Puteți instrui browserul dumneavoastră să refuze toate cookie-urile sau să indice când un cookie este trimis. Cu toate acestea, dacă nu acceptați cookie-urile, este posibil să nu puteți utiliza anumite porțiuni ale Serviciului nostru sau unele funcționalități să nu funcționeze conform intenției.
  • Suplimentul de browser de renunțare Google Analytics: Pentru a împiedica utilizarea datelor dumneavoastră de către Google Analytics, puteți descărca și instala Suplimentul de browser de renunțare Google Analytics, disponibil la: https://tools.google.com/dlpage/gaoptout
• Utilizarea noastră a altor cookie-uri: De asemenea, utilizăm alte cookie-uri care sunt strict necesare pentru funcționarea Serviciului (ex: pentru autentificarea utilizatorilor, gestionarea sesiunilor). Aceste cookie-uri esențiale nu necesită consimțământul dumneavoastră, deoarece sunt vitale pentru funcționarea Serviciului.

10. Confidențialitatea copiilor

Serviciul nostru nu este destinat utilizării de către persoane sub vârsta de 18 ani („Copii”). Nu colectăm în cunoștință de cauză informații de identificare personală de la nimeni sub vârsta de 18 ani. Dacă sunteți părinte sau tutore și sunteți conștient că copilul dumneavoastră ne-a furnizat Date Personale, vă rugăm să ne contactați. Dacă aflăm că am colectat Date Personale de la copii fără verificarea consimțământului parental, luăm măsuri pentru a elimina acele informații de pe serverele noastre.

11. Modificări ale acestei Politici de Confidențialitate

Putem actualiza Politica noastră de Confidențialitate din când în când. Vă vom notifica cu privire la orice modificare prin publicarea noii Politici de Confidențialitate pe această pagină.

Vă vom anunța prin e-mail și/sau printr-o notificare proeminentă pe Serviciul nostru, înainte ca modificarea să devină efectivă și vom actualiza data „Ultimei Actualizări” din partea de sus a acestei Politici de Confidențialitate.

Vă recomandăm să revizuiți periodic această Politică de Confidențialitate pentru orice modificări. Modificările aduse acestei Politici de Confidențialitate sunt efective atunci când sunt publicate pe această pagină.

12. Contactați-ne

Dacă aveți întrebări despre această Politică de Confidențialitate, vă rugăm să ne contactați:

Prin e-mail: office@ethiclink.eu

Vizitând această pagină pe site-ul nostru: www.ethiclink.eu